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5 regole e 4 domande per uno stand up meeting fatto bene

Uno Stand-up meeting fatto bene fa la differenza sulla riuscita o meno di uno Sprint.
Di questo ne sono sicura perché lo sperimento ogni giorno con il mio Team. C’è la necessità di allinearci in modo efficace e costante anche a distanza perché stiamo vivendo in un mercato VUCA (durante e dopo l’emergenza COVID-19 sappiamo che le dinamiche di mercato e lavorative non saranno più le stesse).

Voglio partire dallo scopo del meeting e dal ruolo di ogni partecipante perché è riflettendo su questi aspetti che possiamo renderlo utile per prendere decisioni migliori.

Lo Stand-Up meeting, definito da da manuale, prevede che tutto il team si incontri davanti alla Board di progetto per rispondere individualmente a 3 domande:

  • cosa ho fatto ieri?
  • cosa faccio oggi?
  • che cosa  rallenta o blocca il mio lavoro?

Una quarta domanda, suggerita da Mitch Lacey nel libro “The Scrum Field Guide”, è particolarmente interessante:

  • qual è il mio livello di confidenza sul raggiungimento dell’obiettivo dello sprint?

Questa specifica domanda ha lo scopo di far emergere eventuali criticità ed è uno strumento di facilitazione importante. Ti permette di creare un ambiente di lavoro in cui fiducia e trasparenza sono la base.

A cosa servono davvero le 3+1 domande dello Stand-Up meeting?

L’obiettivo è quello di prendere consapevolezza degli ostacoli rispetto all’avanzamento del progetto e lavorare per rimuoverli.  Ecco perché lo stand-up meeting é essenziale per il successo del progetto.

Cosa succede durante questi meeting? 

Durante lo stand-up meeting ogni persona risponde alle domande e lo sforzo é inserire le proprie attività nel contesto di team.
Mi spiego con un esempio. La risposta:”Ieri ho analizzato il CTR (click to rate) della nostra ultima campagna email e mi sono appuntato i miglioramenti che voglio fare nell’invio della prossima che condividerò con voi Venerdì” è molto diverso da: “Ieri ho analizzato il CTR della nostra campagna email e oggi imposterò il nuovo layout”.

Rispondere alle domande dello stand-up meeting non significa parlare dei tuoi task. Ti suona strano? Certo, parlerai delle tue attività sui con l’accortezza di mettere al centro il cosa farai per creare valore alla tua attività in ottica di team e di esperienza cliente.
Se rendi chiaro ai tuoi colleghi su cosa stai lavorando e su cosa lavorerai, evidenziando per tempo gli intoppi che hai incontrato, i tuoi dubbi e le sue perplessità, il Team di aiuterà a superarli creando nuova conoscenza interna. Se ha bisogno di aiuto, chiedi un confronto con i colleghi.

Agile non è fatto di sfide personali ma è ricco di sfide per il Team.

Cinque regole importanti per gli Stand-Up meeting

Chiarito lo scopo, vediamo quali regole ti possono aiutare per mantenere alta la concentrazione e l’efficcia:

  1. Durata: circa 15 minuti, massimo 30. Bisogna andare dritti al punto. I partecipanti restano in piedi, in modo che l’incontro sia veloce, ottimista e attivo.
  2. Lo stand up meeting non è il posto per risolvere i problemi. Se ci sono problemi vanno segnalati e discussi dopo lo stand-up meeting, riportandoli al gruppo il giorno seguente.
    Nella nostra esperienza di team Agile è questa l’abitudine più difficile da eliminare.
    Nel meeting si evidenziano i problemi, dopo il meeting, ci si organizza e si lavora insieme per trovare una soluzione. IMPORTANTE: assicurati  che solo le persone necessarie ad individuare la soluzione prendano parte della discussione. Qui si tratta di operatività e non di allineamento.
  3. L’Owner del progetto ha un ruolo di osservatore e lascia al team il ruolo guida. Se sei un project manager, il tuo ruolo é guardare ai problemi evidenziati e aiutare il team a sbloccare le situazioni attivando la tua sfera di influenza. Ti dovresti assicurare che i rischi stiano diminuendo e dopo gli stand-up, dovresti comunicare con gli stakeholder, in modo che tutti gli attori siano informati dei progressi del progetto.
  4. Ascoltare attentamente perché lo Stand-Up è anche una fase di esplorazione. Se il progetto é in ritardo, bisogna scoprire perché. Cerca di apportare modifiche il più velocemente possibile e prendi nota di tutte le variazioni ed eventi che hanno causato difficoltà, in modo che si possa applicare il concetto di Lesson learned da condividere con tutto il Team.
  5. Fai in modo che i problemi vengano risolti in maniera tempestiva: la board è il meccanismo visuale per determinare se i problemi/issue stanno crescendo in volume.

Cosa osservare durante i meeting

  • Il Team sta collaborando o c’è tensione nell’aria
  • Ci sono rischi che possono avere un impatto sugli sprint futuri?
  • C’è un problema comune che puoi aiutare a risolvere (dopo il meeting naturalmente!)? 

Sono tante le informazioni di valore che puoi ottenere dai tuoi stand up meeting se presti attenzione e inizi a guardare le cose con l’atteggiamento di un Coach.

Alcuni consigli per rendere  i tuoi stand-up meeting impeccabili

Se di solito sei tu che ti occupi di organizzare lo stand-up o sei riconosciuto come un riferimento per il Team, credo che qualche tecnica di facilitazione possa esserti utile.

  1. Cambia l’ordine di presentazione delle persone ogni giorno: cambiare sempre l’ordine aggiunge energia ai meeting;
  2. Assegna a una persona del team il ruolo di “cronometrista” per avere il gruppo ben concentrato. Dai 30 ai 60 secondi per persona è sufficiente. Per ogni sprint cambiate il/la cronometrista;
  3. Organizza il meeting alla stessa ora ogni giorno
  4. Fai in modo che il meeting si concluda sempre con una nota positiva. Fai condividere al team le sfide affrontate e realizzate con successo. Per esempio, se al business è piaciuto molto quello che ha visto nell’ultima campagna marketing creata condividilo con tutti!
    Siete riusciti a superare un problema di cui il team è particolarmente orgoglioso? Condividetelo fra di voi. È un ottimo modo per mantenere alto l’umore e dimostrare che si stanno facendo progressi.

Ora sai che un meeting di 15 minuti può essere importante e utile – ora non resta che impegnarti a rendere i tuoi stand up meeting impeccabili!

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