Come gestire un Team in Smart Working

Come gestire team che lavorano (bene) in smart working?

Durante il 2020, a causa della pandemia, molti di noi hanno dovuto capire come gestire un team in smart working in modo da guidare in modi nuovi le persone coinvolte.

Obbligati ad affrontare all’improvviso il lavoro da casa, magari con tutta la famiglia in compresenza, le difficoltà di chi fa smart working (o lavoro da remoto) sono subito emerse.

Ma cosa vuol dire smart working? La semplice traduzione in italiano di smart working è “lavoro intelligente”. Tutto chiaro e semplice, no?

Chiarito che smart working riguarda sia i singoli dipendenti che i team di persone, si è iniziato a discutere su come lavorare da remoto.

Come si fa e cosa serve per lavorare (bene) in smart working?

La gestione dei team in smart working non si può improvvisare, se vogliamo che il loro lavoro sia veramente efficiente.

Se lavorare da remoto significa guidare e gestire in modi nuovi i team, allora la prima regola è questa: spazi, tempi e strumenti di lavoro devono essere adeguati al nuovo contesto!

In tempi eccezionali come quelli che stiamo vivendo a causa della pandemia Covid-19, lo smart working è il presente, non più il futuro!

Complice l’attuale situazione di emergenza, i manager hanno dovuto approcciarsi al lavoro agile in modo urgente e capillare.
Il passaggio improvviso e su larga scala al lavoro da remoto significa guidare e gestire in modi nuovi i team, in un contesto che è cambiato radicalmente.

La gestione del team in smart working

In un nuovo scenario di accentuata incertezza e complessità, è improvvisamente cambiato il modo di gestire il business e come manager di un team di marketing, mi sono posta alcune domande:

come mantenere il più possibile l’unità del team in smart working, la produttività e la motivazione quando tutti sono sparsi al di fuori dell’abituale ambiente di lavoro?
in che modo si può abilitare la collaborazione anche lontano dall’ufficio?
come rendere agili i processi di gestione del team?
come garantire elevati livelli di condivisione e accessibilità alle informazioni in smart working?

Di una cosa sono certa, per lavorare bene da remoto tre sono i requisiti indispensabili:

Ritagliarsi uno spazio, una postazione di lavoro ad hoc;
Creare una routine precisa delle attività proprie e del team di cui si è responsabili;
Disporre di tutti gli strumenti digitali necessari per portarle avanti.

In un contesto che è letteralmente andato sottosopra, il massiccio ricorso su larga scala al lavoro da casa impone di capire come gestire un team in smart working.

Significa allora affrontare 4 importanti sfide:

Relazioni tra le persone
Allineamento del team
Task management
Strumenti digitali.

1. Relazioni tra le persone

Lavorare da remoto cambia le dinamiche di relazione tra i membri del team e fra le diverse divisioni della stessa azienda.

Stabilire la direzione, ribadire uno scopo condiviso, aiutare le persone a lavorare in modo efficiente sono attività che rientrano nei compiti del manager e si affiancano a un suo nuovo ruolo strategico.

Sviluppare empatia, approcciarsi in modo informale e fornire sicurezza psicologica sono elementi fondamentali su cui il manager deve lavorare, perché hanno una diretta influenza sulle relazioni tra le persone e incidono sul risultato del team.

Perché, in fondo, i team sono prima di tutto fatti di persone!

2. Allineamento del team in smart working

Lavorare in smart working accentua l’eventuale mancanza di chiarezza e la difficoltà a mantenere buoni rapporti tra colleghi, soprattutto se i team sono molto grandi

È evidente che il concetto di “dimensioni del team” conta ancora più che in passato: se ben ci pensiamo, nei piccoli gruppi il livello di condivisione delle informazioni è molto più snello rispetto ai team allargati e l’allineamento del team ne guadagna di conseguenza!

Pertanto, la risposta efficiente è passare da team grandi e isolati a team più piccoli e interfunzionali, composti da cinque a nove persone, con obiettivi chiari e basati sui risultati.

3. Task management

Gestire un team in smart working è diverso rispetto a farlo in ufficio, perché online si sviluppano dinamiche relazionali che si muovono su logiche differenti

Stabilire una cadenza chiara degli incontri giornalieri e settimanali è fondamentale per un lavoro efficiente, crea una routine per comunicare i vari task ai membri del team.

Evitare la frammentazione dell’informazione in momenti diversi della giornata o l’utilizzo di media differenti è una best practice, perché non avere una routine genera confusione.

Muoversi in un contesto conosciuto e non in continuo cambiamento abbatte l’ansia, a tutto vantaggio di efficienza, motivazione e benessere percepito.

4. Strumenti digitali per lo smart working

Fare il miglior uso possibile degli strumenti digitali disponibili, prestare particolare attenzione ai flussi di lavoro visivi per mantenerli il più aggiornati possibile, favorisce l’allineamento del team.

Sono tanti gli strumenti digitali a supporto del lavoro di un team da remoto: programmi di collaborazione come Trello o Asana per la gestione dei progetti, lavagne virtuali condivisibili in real time su Mural o Mirò, app di collaborazione come Slack o Microsoft Team sono solo alcuni dei tools indispensabili per migliorare l’efficienza il lavoro del team.

E ovviamente, non dimentichiamo tutti gli strumenti digitali che abilitano le videochiamate!

Agile Marketing, perché serve adottarlo

Agile significa abbracciare il cambiamento e l’innovazione per aumentare l’efficienza e l’efficacia del team, il quale deve assicurare rapide soluzioni ed elevati livelli di produttività in contesti sempre più mutevoli e dinamici.

Con una gestione Agile del team, si possono aiutare le persone ad adattarsi meglio alle nuove esigenze per uno smart working efficiente.

Perché l’agilità del team di marketing è importante?

Lavorare e gestire team da remoto è ben diverso rispetto a gestire un team che lavora in co-presenza nella stessa sed

Adesso più che mai, è il momento perfetto per l’agilità nel marketing!

Il lavoro da remoto comporta un elevato rischio di distrazioni, difficoltà a separare la vita privata da quella lavorativa, nonché orari di servizio modificati.

Come può aiutare Agile in questi contesti?

Guidare e gestire efficacemente Team di Agile Marketing in smart working significa impegnarsi nella comunicazione con gli altri membri del team, e aumentare la collaborazione per adattarsi meglio ad un contesto complesso e incerto.

Sicuramente, adottare Agile significa enfatizzare la collaborazione, la comunicazione e l’adattamento ad un contesto complesso e instabile.

E allora, in un Team di marketing che applica Agile, la flessibilità è la norma e le persone scelgono di lavorare come, dove e quando vogliono, purché si porti a termine il lavoro.

Pare evidente, dunque, che smart working non è una semplice iniziativa di work-life balance e welfare aziendale per le persone, né può essere assimilato ad una normativa che regola le modalità di organizzazione del rapporto di lavoro subordinato da remoto.

Agile identifica piuttosto la cultura che innesca un percorso di profondo cambiamento del modello organizzativo aziendale per renderlo più adatto al contesto, sempre più governato da complessità e incertezza.

5 Strategie per la corretta gestione del Team di Agile Marketing in smart working

Promuovere l’agilità nel team di marketing significa sia aiutare il team ad adattarsi rapidamente ai cambiamenti, sia supportare e incoraggiare le persone a scoprire modi nuovi e migliori di fare le cose.

Ecco allora 5 strategie per la corretta gestione del Team di Marketing Agile da remoto: sono le più efficaci che ho sperimentato nella gestione di team che lavorano in smart working e mi hanno aiutato ad aumentarne la produttività.

Sei pronto a conoscerli insieme?

1. Facilita la comunicazione tra il team e l’esterno

L’informazione è fondamentale: rimuovere gli ostacoli, effettuare regolari check-in e assicurarsi che le persone del team abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno per svolgere in modo efficiente il loro lavoro sono best practices che ogni manager che guida un team dovrebbe fare.

2. Lascia il team libero di organizzarsi e esprimersi

Consentire ai membri del team di “lavorare fuori dagli schemi” aumenta la produttività e l’innovazione, oltre a motivare le persone a lavorare come preferiscono, purché rispettino le scadenze.

3. Tieni Stand Up meeting mattutini e/o pomeridiani

Creare meeting quotidiani ad elevata efficienza di confronto è un toccasana per un efficiente avanzamento del progetto, e favorisce il focus di tutti i membri del team al raggiungimento degli obiettivi.

4. La riunione giusta, nel giusto momento

Se ci sono alcune ore al giorno in cui tutti sono disponibili, blocca parte di quel tempo per le riunioni plenarie, per le revisioni o per qualsiasi altro lavoro che richiede più persone.

Allo stesso modo, pianifica i momenti in cui ciascuno può concentrarsi sulle attività individuali.

5. Sfrutta gli strumenti digitali a supporto dello smart working

Gli strumenti digitali sono i tuoi migliori alleati per facilitare le retrospettive, gestire i flussi di lavoro visivi e consentire ai membri del team di collaborare e comunicare continuamente tra loro in modo più efficace anche quando si è in remoto.

Lo smart working può favorire la produttività del team

Lo smart working è un’innovativa filosofia manageriale che favorisce la produttività del team, garantendo al contempo una significativa flessibilità al singolo rispetto alla tradizionale organizzazione del lavoro in sede.

La domanda che mi pongo è però se lo smart working è adatto a tutte le persone, per tutti i ruoli e se le aziende sono pronte allo stato attuale a questo cambiamento e, quindi, a raccoglierne i vantaggi e benefici.

Perché lo smart working sia efficace, è prioritario un forte cambiamento culturale, prima ancora che tecnologico.

Guidare e gestire efficacemente Team Agile Marketing da remoto richiede innanzitutto di dotarsi di una strategia.

Attuare una strategia a supporto dello smart working vuol dire decidere il cosa fare, come e dove mettendo al centro le persone, alle quali offrire una nuova organizzazione del lavoro.

Scegliere come gestire e impostare le proprie attività, adottare gli strumenti digitali adeguati per supportare e creare un ambiente relazionale “friendly” sono i task che chi guida e gestisce efficacemente Team di Agile Marketing deve far propri, per lavorare bene da remoto.