Come costruire un workflow di marketing agile?
Costruire workflow di marketing agile: come, perché e come si differenziano da quelli tradizionali?
Come gestisci i tuoi progetti di marketing e le tue campagne dall’inizio alla fine in questo momento? Se sei come la maggior parte dei team di marketing, potresti avere alcuni processi informali o parzialmente documentati che funzionano bene. Tuttavia, considerando la natura frenetica del marketing, la mancanza di flussi di lavoro di gestione può favorire condizioni di lavoro caotiche.
L’uso della gestione agile dei flussi di lavoro può aiutare i team di marketing a superare quel caos senza sacrificare la velocità. Permette persino di fare ancora di più in meno tempo rispetto a prima e senza mal di testa. In questo articolo, ti spiegheremo come implementarli per rendere il tuo lavoro quotidiano più produttivo e divertente.
Prima di tutto, cos’è un “workflow”?
Un flusso di lavoro è un insieme definito di passaggi necessari per completare un progetto. Possono essere visualizzati come una serie di fasi che si spostano da sinistra a destra o dall’alto verso il basso.
Perché è importante definire il flusso di lavoro?
I flussi di lavoro agili consentono ai team di marketing di lavorare con maggiore efficienza perché permettono la suddivisione di progetti di grandi dimensioni in blocchi più piccoli e più gestibili. Questi consentono di affrontare anche progetti su larga scala in tempi ragionevoli, e riuscire a rispettare le scadenze.
Il workflow aiuta a dare struttura ai team e a rimuovere le ambiguità su come il lavoro viene svolto e chi è responsabile in ogni fase. Trasforma il caos in ordine e l’ordine in produttività.
Costruire workflow di marketing basati su fasi per ogni progetto
Il primo passo nella pianificazione di un flusso di lavoro è capire quali fasi (o stato) il progetto dovrà attraversare dall’inizio alla fine.
Dall’inizio alla fine, il progetto si muove attraverso una chiara serie di fasi. Ogni fase deve essere completata prima di poter intraprendere la successiva, ed è chiaro in quale ordine dovrebbero essere compiute.
La pianificazione di un workflow
Per pianificare un workflow, prova a rispondere a questa domanda: “Idealmente, in che modo questo tipo di progetto viene eseguito dall’inizio alla fine?”
Naturalmente, il workflow è diverso per vari tipi di progetti.
Definisci ciò che è necessario prima che ogni fase sia considerata completata. Una fase dovrebbe essere pronta al 100% per essere considerata finalizzata e poter andare avanti.
Potresti anche dover sviluppare la tua terminologia per ogni fase in base ai progetti che esegui. Tuttavia, dovrebbero essere diverse varianti che ruotano attorno a queste fasi di base:
Pianifica ➡ Esegui ➡ Revisiona ➡ Avvia
Per rendere questo più chiaro e più facile da comprendere per il team, è sufficiente cambiare ciascuna etichetta in ciò che ha senso nel contesto del tipo di progetto. Ecco alcuni altri esempi:
- Post del blog: Scrivi ➡ Modifica ➡ Pubblica
- Campagna e-mail: Scrivi ➡ Revisiona ➡ Sviluppa ➡ Invia
- Campagna PPC: Scrivi ➡ Revisiona ➡ Modifica campagna ➡ Avvia
La maggior parte dei tipi di progetti di marketing può essere suddivisa in fasi di esecuzione, revisione e consegna. Ciò che cambia è semplicemente la verbosità da un tipo di progetto a quello successivo.
Utilizzo degli strumenti di gestione dei progetti e delle attività per pianificare i flussi di lavoro
Per supportare un’efficace gestione del flusso di lavoro è necessario utilizzare gli strumenti giusti. Sia che utilizzi un software di gestione delle attività, una piattaforma di gestione del progetto o un altro tipo di strumento, la gestione dei processi agili è più semplice quando hai ciò di cui hai bisogno per svolgere il lavoro.
Quando si utilizzano tool per organizzare il marketing, è possibile utilizzare gli stati personalizzati per gestire i flussi di lavoro su ogni progetto. Si possono impostare etichette di stato personalizzate che corrispondono alle fasi effettive del flusso di lavoro.
Creazione di checklist basate su attività
Gli stati del progetto mostrano ad un livello elevato come questo sta procedendo verso il completamento. Ma ciò che non mostrano è quali passaggi specifici sono stati completati per portare il progetto in quello stato.
In questo caso può essere utile fare in modo che la tua squadra usi le liste di controllo. Sebbene l’utilizzo delle liste di controllo non sia necessariamente fondamentale per eseguire correttamente i processi agili, rimangono uno strumento utile per il team di marketing.
Per creare un elenco di controllo per ciascun tipo di progetto eseguito dal team, si può usare la seguente procedura:
- Elenca tutti i passaggi necessari per completare il progetto.
- Assegna un ruolo o un membro del team a ciascun passaggio.
- Determina quanto tempo è necessario per completare ogni passaggio.
Combina attività e stati
Per ogni tipo di progetto, è probabile che alcune attività debbano essere completate prima di poter passare allo stato successivo. Raggruppa queste attività nell’elenco di controllo e indica cosa deve essere fatto prima di poter considerare completo uno stato.
Raffinare e migliorare i workflow
Nel costruire workflow di marketing agile, col tempo, potresti iniziare a rilevare inefficienze o ostacoli comuni nel tuo flusso di lavoro. Piuttosto che convivere con questi problemi, prenditi il tempo necessario per identificare i blocchi. C’è sempre spazio per migliorare e l’agile funziona meglio quando viene affrontato con questa mentalità.
Se ritieni che il tuo team stia costantemente riscontrando un problema, fai le seguenti domande:
- Cosa sta causando questo problema? Assicurati di affrontare le cause e non i sintomi.
- È qualcosa che possiamo aggiustare? Una volta identificata la fonte di un problema, trovare una soluzione diventa molto più semplice.
- Dobbiamo adattare i task nelle checklist? Se è necessario modificare il workflow, probabilmente è utile apportare delle modifiche anche alla checklist.
Le retrospettive sono un buon momento e un luogo per sollevare potenziali problemi che possono essere affrontati.
Esempio pratico: costruire un workflow di marketing agile
Per visualizzare meglio come funziona questo processo dall’inizio alla fine, è utile percorrere ogni fase di un ipotetico flusso di lavoro.
Per esempio, supponiamo che un team di marketing stia lavorando alla creazione di un articolo per il sito web della propria azienda. I stati per questo progetto sono:
- Bozza: il progetto è in fase di scrittura o creazione.
- Revisione: ora è pronto per la revisione e la modifica.
- Pianificato: il progetto è stato completato e pianificato.
- Pubblicato: l’articolo è ora online.
Seguire questo semplice processo di pianificazione, gestione ed esecuzione dei flussi di lavoro renderà più semplice l’esecuzione di ogni progetto dall’inizio alla fine. Semplifica le cose, regola i passaggi in base alle necessità e, alla fine, scoprirai che i tuoi processi iniziano a diventare più chiari ed efficienti.
Adottare un approccio Agile al nostro flusso di lavoro ci rende più flessibili, adattabili ai cambiamenti e in grado di fornire valore ai nostri clienti più frequentemente.