Contratti agili?
Il modo in cui le aziende fanno marketing sta cambiando. I progetti a lungo termine e i contratti con tariffe fisse sono ormai fuori standard. Stiamo assistendo allo sviluppo continuativo di progetti di dimensione più piccola, e assistiamo sempre meno alla valutazione del lavoro basato su tariffe orarie fisse. Per i fornitori questo modo di relazionarsi viene visto come incertezza sul futuro e timore di perdite economiche, diciamocelo chiaramente.
Cosa cambia? La visione: Vogliamo lavorare per dare e ricevere risultati.
Contratti agili
Oggi è bene comprendere che si viene pagati per i risultati, non per il tempo che stiamo dedicando.
Quindi ci siamo chiesti:
Come possiamo combinare il nostro modo di lavorare e la nostra mentalità con la richiesta di sviluppare progetti sempre più piccoli e flessibili?
I vostri clienti, immagino che vi dicano spesso: “Quando mi puoi far vedere qualcosa?”
A noi capita spesso, soprattutto all’inizio di un progetto. I clienti vogliono vedere rapidamente i risultati in modo da poter determinare se il progetto è aderente alle richieste e ai bisogni dei loro clienti.
Se rispondiamo con: “Probabilmente possiamo farlo in … tre giorni!”, ci sono molte domande dietro a questa affermazione:
- Chi ci lavorerà? (e qual è la sua esperienza?)
- Quando iniziamo? (e ci sono vacanze programmate in questo periodo?)
- Quali sono i rischi? (e quanto siamo certi di averli stimati con precisione?)
- Quali sono i fattori esterni che possono avere un impatto sul progetto? (e quali modalità di lavoro possiamo gestire per mitigarli?)
- Chi paga se i tre giorni diventano cinque? (per molte organizzazioni, questa potrebbe anche essere la domanda più importante).
Il fatto è che questi aspetti sono normalmente nascosti nelle stime temporali.
Come costruire i contratti agili?
Stimare il lavoro da svolgere e dare un valore all’obiettivo
Le stime dipendono dalla complessità, dalla quantità di azioni da svolgere e dall’incertezza legata al cambiamento veloce del mercato piuttosto che sul tempo necessario per svolgere il lavoro.
Solitamente nei team agili, le stime vengono eseguite dal team insieme al Product Owner. E se cominciassimo ad assegnare un valore monetario ad ogni storia?
I contratti a prezzo fisso scoraggiano il cambiamento, perché mettono vincoli sul perimetro mentre i contratti detti “time and material, mancano di descrizioni chiare dell’ambito di applicazione, complicando le valutazioni del rapporto qualità-prezzo.
Quindi come possiamo risolvere questo problema?
Assegnare un valore monetario ad ogni storia aggiunge una dimensione commerciale a un processo già conosciuto e praticato dalle aziende Agili.
In questo modo, una storia su un backlog rappresenta non solo un potenziale avanzamento del progetto, ma anche un potenziale “incremento della fattura”. Quando viene consegnata una storia, si ottiene sia un’evoluzione del progetto, che un’entrata economica per il team. In questo modo viene pagato solo il lavoro consegnato.
Ma non solo: se una storia rappresenta incrementi sia di progetto che di fattura, a maggior ragione lo è anche uno sprint backlog. Ciò significa che quando il PO del progetto inizia uno sprint, non è solo il team che si impegna a consegnare il lavoro che è stato perfezionato e stimato nel backlog dello sprint. Anche il PO si impegna a pagare la fattura corrispondente a quel particolare sprint.
In questo modo, diventa più facile conoscere il prezzo e il valore aziendale in anticipo anziché solo quando il progetto ha raggiunto il punto di non ritorno.
Allo stesso tempo, si è in grado di massimizzare il valore aziendale come risultato.
Quindi quali sono gli effetti dell’esecuzione di questo contratto basato sul valore?
- Gli interessi del cliente e del fornitore diventano più equamente allineati
- Il team ha una maggiore autonomia e visione dell’importanza economica e di visione sull’obiettivo
- Allineamento degli interessi di tutti gli stakeholder
Il fatto è che quando un fornitore viene pagato secondo il modello time and material, questo avrà probabilmente l’interesse di impiegare più tempo e risorse possibili.
In altre parole, ci sono rischi relativi a:
- utilizzo di persone non qualificate
- segnalazione errata di ore
- bassa qualità
Questi sono rischi per il cliente. Quando invece si è pagati in base a una storia, è nell’interesse del fornitore consegnare nel modo più efficiente ed efficace possibile. Non è più nel suo interesse ritardare la consegna (come spesso accade con accordi commerciali basati su tempi e materiali).
Consapevolezza del valore per il cliente all’interno del team e i contratti agili
Alla fine, c’è sempre qualcuno che fa il lavoro. Quindi in realtà si tratta di rendere soddisfatti le persone: team soddisfatto = clienti soddisfatti. Si tratta anche di dare alle persone la libertà di scelta e consentire loro di comprendere quanto le loro attività siano di impatto.
Ancora una volta, quando la stima del lavoro viene disaccoppiata dalle capacità o dall’esperienza di chiunque abbia pianificato di fare il lavoro, il team decide chi fa cosa. Inoltre, il team ha più possibilità e libertà di influenzare la propria redditività.
Se stai cercando:
- Una maggiore consapevolezza del valore commerciale, tecnico e di impatto sul mercato tra le parti interessate
- Un più equo equilibrio del rischio: il ritardo è fastidioso sia per il cliente che per il fornitore
- Più libertà e senso di ownership per il tuo team
… allora questo modello potrebbe funzionare per te! Se decidi di iniziare a sperimentarlo, tieni presente quanto segue:
- Spiega il modello! A tutti i soggetti coinvolti, in particolare lato del cliente. In generale, ci vuole del tempo prima che le persone passino da stime basate sul tempo a stime basate sulle dimensioni e impatti di business del lavoro.
- Ownership: La proprietà del progetto è fondamentale: assicurati che questo ruolo sia rappresentato correttamente e strutturalmente, poiché entrambe le parti hanno un interesse nel gioco. Poiché questo è un ruolo cruciale e fondamentale, inizia solo se è stato stabilito chiaramente.
- Stabilisci in anticipo come addebitare il costo del lavoro. Questo probabilmente salverà alcune sorprese indesiderate sia per il cliente che per il fornitore quando le cose diventano difficili.
Come avrai intuito, quindi, ciò che cambia nell’approccio Agile sono i contratti agili strutturati in rapporto con i risultati basati sul valore, definiti in incrementi di tempo molto più brevi rispetto a un contratto tradizionale.
Tali incrementi mantengono l’approccio del prezzo fisso e inseriscono un concetto importante: rivedere i contratti più frequentemente e adattare le condizioni integrando via via le versioni dello stesso.
Confrontarsi periodicamente con partner legali, contrattuali, clienti e fornitori per regolare e adattare i contratti, ci permette di essere più sensibili alle esigenze del cliente garantendo che le esigenze di tutte le parti siano soddisfatte, rafforzando in tal modo il rapporto cliente-fornitore.
I contratti riflettono le speranze delle persone e, soprattutto, le paure. Se ci pensate, i progetti di successo non sono in definitiva nati da contratti, ma da relazioni basate su collaborazione, trasparenza e fiducia.
“Una mentalità agile sostiene l’approccio “win-win”, ovvero ciò che è reciprocamente ottimale.”