Kanban è un metodo usato dai Team Agile per visualizzare e gestire il flusso lavoro e può essere adottato in vari contesti organizzativi. Questo metodo aiuta le aziende a funzionare in modo efficace e a sviluppare la capacità di adattamento necessaria per rispondere più velocemente ai cambiamenti nelle esigenze e aspettative dei clienti.
Ti stai chiedendo quali strumenti pratici puoi utilizzare per rendere più produttiva la tua giornata e quella del tuo team?
Una delle risposte che Agile Marketing ti fornisce è: progetta e utilizza la Kanban Board.
In un altro articolo abbiamo già parlato del ruolo della kanban board e del suo utilizzo, ma voglio andare più in profondità per farti toccare con mano quanto sia uno strumento indispensabile.
Kanban – significato
Il termine giapponese “kanban” si traduce in “scheda” o “cartellino” ed è stato originariamente sviluppato dalla Toyota negli anni ’40.
Toyota ha iniziato a utilizzare queste schede per segnalare agli altri reparti della linea di produzione che avevano bisogno di nuovi pezzi dalla produzione.
Questo approccio JIT (Just in Time) permetteva di creare solo il numero di componenti necessarie al momento e di risparmiare risorse evitando, proprio, di produrre degli extra.
In sintesi Kanban:
- evita gli sprechi perché non accumula parti e componenti
- è efficiente perché il team produce parti di automobili solo quando servono
Come progettare il metodo Kanban Agile per il Marketing
Un’implementazione Kanban richiede la presenza di un Backlog che rappresenta il work-to-be-done, da cui il team estrae il proprio lavoro.
Il team e tutte le persone coinvolte hanno la responsabilità di mantenere aggiornato il Backlog perché è l’unica fonte di lavoro per il team di marketing.
Sono sicura che avrai visto le lavagne Kanban in uso a varie tipologie di team, ma semplicemente avere un backlog e spostare il lavoro da una corsia all’altra, non significa che stai usando Kanban.
Anderson ci ricorda infatti che “i muri pieni di cartellini colorati non sono intrinsecamente sistemi Kanban. Sono semplicemente sistemi di controllo visivo.”
Consentono ai team di osservare visivamente il work-in-progress e di auto-organizzarsi, assegnare i propri compiti e spostare il lavoro da “in corso” a “completo” senza un continua attività di controllo maniacale da parte del management.
Cosa fa di una board una vera Kanban Board? Il WIP Limit.
Se non esiste un limite esplicito al work-in-progress e nessuna segnalazione che ti permette di capire che puoi eseguire nuovi lavori all’interno del sistema lavoro in cui ti trovi, non stai usando un sistema kanban.
Quando il team supera il limite impostato si inizia ad entrare nella fase di spreco di risorse.
I limiti del WIP variano da team a team e da uno stato di lavoro a un altro.
Ad esempio, il tuo team di 5 persone potrebbe avere un limite WIP di 10 nella colonna “Doing”, consentendo a ciascuna persona di lavorare su 2 cose contemporaneamente. Il limite sul lavoro da revisionare per la consegna finale, tuttavia, potrebbe essere minore o maggiore perché dipende da quanto tempo richiede quel particolare flusso di lavoro.
Esegui periodicamente esperimenti impostando limiti WIP e registra i risultati ottenuti.
Svolgi questa attività in modo ricorrente e sulla base della maturazione del team e del livello di apprendimento dell’Agile Marketing. In questo modo saprai sfruttare al meglio il tuo sistema Kanban.
Scrivi il tuo modo di gestire il lavoro
Kanban non definisce nessuna regola per gestire il lavoro; non impone incontri regolari e non crea ruoli all’interno del team.
Il metodo Kanban presume che tu abbia già lavorato in questa direzione e che tu abbia una qualche forma di processo di gestione del lavoro.
L’importante è che il team dimostri la volontà di migliorarsi continuamente.
Questo rende Kanban più facile da inserire rispetto alla metodologia Scrum per i team di marketing perché limita lo sforzo di training e di gestione.
Kanban Agile si adatta facilmente ai contesti in cambiamento e vi assicuro che non ho mai visto due team, nemmeno all’interno dello stesso dipartimento, che disegnano la Kanban Board esattamente allo stesso modo.
Ciò accade proprio perché i colli di bottiglia nel flusso di lavoro di ogni team agile sono distinti e quindi la strategia di miglioramento di ogni squadra è diversa.
Il flusso Kanban deve rispecchiare la realtà.
Il flusso di lavoro deve riflettere la realtà piuttosto che il flusso di lavoro ideale che hai ipotizzato tante volte di riuscire a gestire.
Il tuo primo compito è identificare:
- i punti di inizio delle attività
- quando una attività puoi considerarla terminata
- quali sono i punti in cui prendi il controllo completo del lavoro che devi svolgere
- qual è il punto in cui lo consegni ad un altro team/dipartimento
Quindi, completa ciò che accade quando lavori collegando questi due punti.
Serve un aiuto?
Nel modo più semplice, una lavagna Kanban di marketing può iniziare con 3 colonne: To Do, In progress, Done.
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Ottimo articolo. Essendo un neofita ho trovato molto “illuminante” questa introduzione.
Grazie Ricardo. Ci fa piacere che tu abbia trovato interessante questo articolo. Se vuoi approfondire questo argomento, abbiamo scritto di Kanban anche qui: Il ruolo della Kanban Board nei team di agile marketing.