Metodo Kanban cos'é e come funziona in un team di Marketing

Definizione di Kanban

La Kanban Board è la bacheca attorno alla quale avvengono le conversazioni di un team di agile marketing che lavora in Kanban. Visualizzare sulla Kanban board le attività del team aiuta a rendere visibile tutto il lavoro implicito e a rendere misurabile il lavoro del team.
Per migliorare un processo marketing è innanzitutto essenziale renderlo trasparente e misurabile. La nostra Marketing Board ci aiuta in questo, ma dobbiamo fare attenzione a non commettere quelli che sono i più comuni errori nel costruire sia la board, che il flusso di lavoro che rappresenta.

A cosa serve la Kanban Board in un team di Marketing?

I principali scopi di una Kanban Board in un team di marketing sono:

rendere visibili le attività e quindi trasparenti al team e all’organizzazione
gestire il flusso di lavoro (workflow) monitorando i passaggi necessari a generare valore e segnalando dove sorgono problemi (colli di bottiglia, passaggi di consegne o impedimenti)

La visualizzazione del flusso (Visualize Practice) è solo una delle pratiche Kanban. Ma è solitamente quella che si implementa per prima ed è quindi fondamentale partire con il piede giusto.

Se siamo inesperti o è la prima volta che proviamo ad applicare il metodo Kanban ad un processo di marketing potremmo sottovalutarne l’importanza.
Se infatti non si presta attenzione ad alcuni dettagli si rischia di non trarne benefici o addirittura di creare danni irreversibili.
Vediamo allora gli errori più comuni che si possono commettere nel costruire una board.

Gli stati della Kanban board non rappresentano il processo reale

Una board rappresenta il viaggio che le nostre attività percorrono da quando nascono a quando vengono completate. Durante questo processo un’attività cambia stato secondo un processo definito e fisicamente si sposta avvicinandosi sempre di più verso il traguardo fino a superarlo.

Spesso si confonde questo flusso con un processo aziendale predefinito che sottostà a regole ben precise fatte di approvazioni e passaggi di consegne che spesso non sempre rappresenta la realtà.

La board deve essere costruita facendoci guidare dal viaggio delle nostre attività e quindi da un flusso reale con tutti i suoi eventuali difetti o deviazioni da ciò che è stato predefinito.

Dato che il nostro obiettivo è quello di migliorare in continuazione il nostro flusso, di rendere il viaggio delle nostre attività sempre più fluido, solo una rappresentazione reale di questo percorso ci fornirà le indicazioni di dove le nostre attività rallentano, si fermano, passano di mano, o vengono corrette.

La Kanban board è troppo lunga: ci sono troppi stati nel nostro workflow

Inizialmente è consigliabile partire da 3 stati fondamentali “To do”, “In Progress” e “Done” e solo successivamente aggiungere quelli che riteniamo caratteristici per i nostri work item.

Può essere necessario aggiungere nuovi stati anche nel caso si senta la necessità (supportata da grafici e metriche) di dividere un singolo stato in uno stato attivo e in uno stato di coda. In un flusso di lavoro (Kanban Workflow) gli stati attivi sono quelli in cui avviene realmente una lavorazione da parte di qualcuno; gli stati di coda sono invece gli stati che precedono i primi e dove le attività sono in attesa di essere prese in carico.

Un sistema Kanban Marketing è infatti un sistema pull: nessuno mette sulla scrivania di qualcun altro le attività da prendere in carico, ma ogni volta che qualcuno finisce un’attività prende dalla coda delle cose da fare, l’attività successiva.

Il backlog è sovraffollato: ci sono troppe cose da fare

Il backlog è il termine per indicare le cose da fare, non ancora iniziate. In una board è tipicamente tutto ciò che è posizionato alla sinistra degli stati che rappresentano la presa in carico delle attività come ad esempio “Doing”. Se vediamo il backlog come un obiettivo per dimostrare agli stakeholder, a chi rappresenta la product ownership o al management che le cose da fare sono tante allora continueremo a riempirlo indiscriminatamente perdendone il controllo.

Il backlog contiene tutto ciò che pensiamo sia significativo svolgere in futuro. Da questo verranno selezionate le attività da sottoporre al team che si impegnerà a svolgere. Scegliere tra un numero molto alto di opzioni è complicato e necessita di tempo.

È come avere un grande secchio che riempiamo in continuazione dall’alto di oggetti che troviamo in giro per la nostra stanza. Man mano che il secchio si riempie sono visibili chiaramente solo le cose in superficie, più recenti. Ciò che abbiamo inserito in precedenza saranno cose sempre meno chiare e finiremo per dimenticarle. Se teniamo il secchio sufficientemente vuoto ci permette di sapere sempre cosa c’è dentro. Per farlo dobbiamo avere il coraggio di buttare via ciò che riteniamo di poco valore o non è più necessario.

Per limitare il backlog bisogna fare periodicamente ordine e pulizia (backlog grooming), così potremo permetterci di gestire le priorità fra opzioni a nostra disposizione.

La Board è inaccessibile o complicata

Un team di marketing che adotta il metodo Kanban svolge quotidianamente il kanban meeting di fronte alla board.

Se si utilizza una board fisica ed essa è nascosta in un angolo di una sala riunioni oppure se si utilizza una board digitale non accessibile a tutti, difficilmente potremmo svolgere meeting efficaci dove il focus è proprio quel flusso che la board rappresenta così bene.

La board deve poter essere leggibile anche da chi è esterno al team.

Chi si avvicina alla board che possiede una minima conoscenza del metodo deve poterla interpretare agevolmente.

Non esiste uno standard, un linguaggio comune perché le board, soprattutto se fisiche, hanno la particolarità di essere tutte diverse tra loro, perché devono adattarsi all’identità, alla cultura e alle regole del team.

Gli elementi che compongono una board sono i più disparati nel tipo, nel colore e nella forma. Il testo e la dimensione di uno post-it®, il colore di un magnete o una puntina, un adesivo con delle iniziali, una corsia (o swimlane) orizzontale hanno e devono avere un significato preciso e sottostare a regole altrettanto chiare.

Come interpretare quindi una lavagna suddivisa in righe e colonne con intestazioni spesso in inglese riempita di bigliettini variopinti?

Se una board è affiancata da una legenda semplice e chiara accompagnata dalle principali regole che la governano ecco che per chiunque la fotografia delle nostre attività sarà chiara.

Una board non accessibile o difficile da interpretare, non rispetta il principio di trasparenza che è un elemento fondamentale per instaurare relazioni di fiducia.

Vuoi imparare ad usare Kanban? 
Accedi alla nostra Comunità di Pratica dove  troverai video pillole su Kanban per il Marketing: un metodo per definire la strategia di business più efficace con il mindset Agile!