- Quanto tempo perdi in riunioni poco efficaci?
- Se non hai chiaro l’ordine del giorno e gli obiettivi del meeting, ti senti pienamente coinvolto della riunione?
- Non sarebbe fantastico eliminare parte del tempo sprecato (e recuperarne un pò per te)?
Queste sono alcune delle domande che Jim Benson e Jeremy Lightsmith hanno affrontato quando hanno ideato il Lean Coffee Meeting.
Un nuovo formato di riunione semplice e rivoluzionario.
Che cosa é un Lean Coffee Meeting?
Un Lean Coffee è un incontro strutturato senza agenda. I partecipanti si riuniscono, costruiscono insieme un’agenda e iniziano a parlare.
Le conversazioni sono dirette e produttive perché l’agenda dell’incontro è stata generata in modo democratico e utile alle persone che si incontrano.
Il formato Lean Coffee è facile da seguire ed efficace nel facilitare l’apprendimento e la collaborazione attraverso discussioni di gruppo. Sebbene il nome combini “Lean” (es. Lean Thinking, Lean Startup, ecc.) e “Coffee” (che implica sessioni mattutine casuali), né gli argomenti né gli orari delle riunioni devono essere così rigidi.
Ad esempio noi organizziamo i nostri incontri di Lean Coffee la mattina, il pomeriggio e la sera. Dipende dal tempo che hanno le persone e dalle circostanze. Puoi riunirti in una sala riunioni, online, nell’area del coffee break della tua azienda o addirittura in un bar.
I gruppi che organizzano Lean Coffee meeting di maggior successo mantengono una cadenza il più possibile fissa, incontrandosi alla stessa ora e nello stesso luogo ogni settimana o due.
Cosa serve per organizzare un Lean Coffee?
Ecco cosa ti serve per organizzare bene un Lean Coffee Meeting:
- un blocco e dei post-it se sei in presenza
- una lavagna digitale come Miro se sei online
- qualcosa con cui scrivere (i pennarelli funzionano bene perché sono visibili da più lontano se lavori in presenza)
- un Timer (ad es. uno smartphone anche se noi adoriamo le clessidre colorate
- tavolo e sedie
- le persone realmente interessate a partecipare e contribuire
- opzionale: una fotocamera (per scattare foto di azioni e mappe di idee che realizzerai)
Come vedi, fin qui niente è costoso o difficile da trovare.
Come funziona il Lean Coffee Meeting
I passaggi sono semplici, diretti e li puoi modificare a seconda della situazione.
Ecco la versione più semplice che puoi realizzare:
- Crea una bacheca Kanban
- Individua di cosa vuoi parlare
- Vota con il Dot Voting da quale tema partire
- Discuti gli argomenti per un tempo fissato
- Fissa su dei post-it i next step con le decisioni prese
Questo è tutto!
Ora il team é pronto per affrontare un piano strategico e/o operativo.
Se però ti servono maggiori dettagli nei passaggi ecco un elenco completo:
- (facoltativo) Seleziona un tema
- (facoltativo) Tutti scrivono il proprio nome su un cartoncino e lo tengono in vista
- Scrivi argomenti su bigliettini (un argomento per biglietto). Nessun limite al numero di argomenti.
- Imposta una bacheca kanban con tre colonne: Da fare, Da fare, Fatto.
- Suggerimento: aggiungi una quarta colonna “Azioni” per raccogliere quali attività si dovranno fare man mano che si presentano
- Dedica qualche minuto all’introduzione di ogni argomento, condividendo una o due frasi che descrivono l’idea indicata su ogni post-it
- Votazione. Ogni partecipante ha tre voti. Ognuno può esprimere tutti i tuoi voti su un argomento o distribuirli su più temi.
- Classifica gli argomenti più popolari più in alto nel backlog (la colonna “Da fare”).
- Ora che hai un ordine del giorno, sposta l’elemento più gettonato in cima alla colonna centrale (“Da fare”).
- Imposta il timer per cinque minuti o una durata che il gruppo ritiene ragionevole. Questa è la finestra temporale iniziale per la discussione.
- Quando viene raggiunto il limite di tempo, fai un semplice Roman voting (pollice in su, di lato o pollice in giù) per vedere se c’è interesse a continuare la discussione. In tal caso, imposta il timer per una durata più breve (ad es. tre minuti) e continua a discutere. Puoi ripetere questo passaggio tutte le volte che è necessario finché il gruppoha sviscerato per intero l’argomento e si ritiene soddisfatto.
- Quando l’argomento si esaurisce, sposta la sua scheda sulla colonna di destra (“Fatto”). Porta la successiva carta più alta da “To Do” a “Doing” e ripeti il processo.
(facoltativo) - Alla fine della sessione, puoi riprendere i punti chiave e/o gli elementi di azione dal gruppo. Questo di solito è importante se stai usando la riunione per prendere decisioni o creare lavoro. Anche scattare una foto del tabellone o di eventuali artefatti (mappe mentali, ecc.) è utile.
Ricorda: non hai un ordine del giorno finché non è stata fatta la sessione di voto.
Quando usare il Lean Coffee Meeting
Noi usiamo il Lean Coffee come strumento per le retrospettive e altri incontri di brainstorming. Un facilitatore – di solito Carlo – e un team possono fare qualsiasi cosa con questo formato di riunione.
Lo usiamo anche quando dobbiamo discutere una strategia, capire da dove partire, creare un momento in cui ci fermiamo per capire quali sono state le cose che abbiamo imparato rispetto ad un progetto, ad un evento.
Lo puoi usare anche per capire come risolvere un problema o creare un piano d’azione proprio perché l’aiuto e la visione dei colleghi può essere utile a trovare la strada giusta.
Perché il Lean Coffee Meeting crea ingaggio sulle persone
Per riassumere: noi abbiamo scoperto che le riunioni Lean Coffee sono molto più efficaci e divertenti perché diamo il controllo della situazione, degli obiettivi e dell’operatività alle persone che possono utilizzarlo al meglio.
Non c’è più una persona che domina la conversazione. È finita l’era dell’agenda rigida che deve essere rispettata e che é decisa – tipicamente – solo da una persona. Ora gli invitati gestiscono la scena, sulla base delle reali necessità, proprio come dovrebbe essere.
Il gruppo ha il buy-in poiché ha fissato gli argomenti e votato sull ‘”ordine del giorno”. Le discussioni fluiscono in modo più naturale, andando dove è necessario e stando lontano dal superfluo.
Tutti hanno interesse a mantenere la riunione puntuale e i livelli di ingaggio, priorità e coinvolgimento diventano alti come conseguenza di un lavoro partecipato.