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In generale uno Stand-up meeting fatto bene fa la differenza sulla riuscita o meno di uno Sprint. Per questo vogliamo chiarire i ruoli di ognuno dei partecipanti e lo scopo di un impegno che quotidianamente ci vede coinvolti per 15 minuti.

Lo Stand-Up meeting, definito da “da manuale”, prevede che tutto il team si incontri davanti alla Board di progetto per rispondere personalmente a 3 domande:

  • – cosa ho fatto ieri?
  • – cosa faccio oggi?
  • – che cosa  rallenta o blocca il mio lavoro?

Ultimamente qualcuno aggiunge anche una quarta domanda, suggerita da Mitch Lacey nel libro “The Scrum Field Guide”, ovvero:

  • qual è il mio livello di confidenza sul raggiungimento dello Sprint Goal?

Questa domanda ha lo scopo di far emergere eventuali problemi che le persone tendono a non dire  ed è importante per fare esercizio sulla trasparenza e sul team building.

A cosa servono davvero le 3+1 domande dello Stand-Up meeting?

L’obiettivo è quello di prendere consapevolezza degli ostacoli rispetto all’avanzamento del progetto e lavorare per rimuoverli.  Ecco perché lo stand-up meeting è essenziale per il successo del progetto.

Cosa succede durante questi meeting?

Durante il meeting ogni team member risponde alle 3-4 domande, cercando di inserire quello che dice in un contesto di team: non parla dei “suoi” task ma dei task sui quali sta lavorando. Oltre a chiarire su cosa sta lavorando e su cosa lavorerà, evidenzia prontamente i problemi che ha incontrato, i suoi dubbi e le sue perplessità. Se ha bisogno, chiede immediatamente aiuto ad un altro team member: cercare di risolvere da solo un problema è soltanto tempo perso. Agile non è fatto di sfide personali, bensì sfide del team.

Cinque regole importanti per gli Stand-Up meeting:

  1. Durata circa 15 minuti, massimo 30: devono essere brevi e si deve andare dritti al punto. I partecipanti restano in piedi, in modo che l’incontro sia veloce, ottimista e attivo.
  2. Lo stand up meeting non è il posto per risolvere i problemi: se ci sono problemi vanno segnalati e discussi dopo lo stand-up meeting, e riportati al gruppo il giorno seguente.
    Nella nostra esperienza è questa l’abitudine più difficile da eliminare.Nel meeting si evidenziano i problemi, dopo il meeting, si trova insieme una soluzione ed assicurati che solo i team member necessari siano parte della discussione.
  3. Il project manager ha un ruolo di osservatore, lasciando al team il ruolo guida: Se sei un project manager, dovresti guardare ai problemi che non sono stati risolti e aiutare il team a sbloccare le situazioni. Inoltre, dovresti assicurare che i rischi stiano diminuendo e dopo gli stand-up, dovresti comunicare con gli stakeholder chiave, in modo che tutti gli attori siano informati dei progressi del progetto.
  4. Ascoltare attentamente perché lo Stand-Up è anche una fase di esplorazione. Se il progetto é in ritardo, scoprite perché, cercate di apportare modifiche il più velocemente possibile e prendete nota di tutte le variazioni ed eventi che hanno causato difficoltà, in modo che si possa applicare il concetto di Lesson learned.
    Un consiglio su cosa osservare durante i meeting:

    – il team sta collaborando o c’è tensione nell’aria?
    – ci sono rischi che possono avere un impatto sugli sprint futuri?
    – c’è un problema comune che puoi aiutare a risolvere (dopo il meeting naturalmente!)?
    Sono tante le informazioni di valore che puoi ottenere dai tuoi stand up meeting se fai attenzione e prendi provvedimenti quando serve.
    Gli stand-up meeting ti aiutano a capire come farlo dandoti una visuale di cosa affronta il team ogni giorno.

  5. Fai in modo che i problemi vengano risolti in maniera tempestiva: la board è il meccanismo visuale per determinare se i problemi/issue stanno crescendo in volume.

Alcuni consigli per rendere  i tuoi stand-up meeting impeccabili

  1. cambia l’ordine di presentazione delle persone ogni giorno: cambiare sempre l’ordine aggiunge energia ai meeting;
  2. assegna a una persona del team il ruolo di “cronometrista” per avere il gruppo ben concentrato. Dai 30 ai 60 secondi per persona è sufficiente. Per ogni sprint cambiate il/la cronometrista;
  3. tieni il meeting alla stessa ora ogni giorno;
  4. fai in modo che il meeting si concluda sempre con una nota positiva: fai condividere al team le vittorie raggiunte. Per esempio, se al business è piaciuto molto quello che ha visto nell’ultima campagna marketing creata dillo a tutti! Siete riusciti a superare un problema di cui il team è particolarmente orgoglioso? Condividetelo fra di voi: è un ottimo modo per mantenere alto l’umore e dimostrare che si stanno facendo progressi.

Ora sai che un meeting di 15 minuti può essere importante e utile – ora non resta che impegnarti a rendere i tuoi stand up meeting impeccabili!

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