Identificare le metriche giuste, monitorare i progressi e misurare le prestazioni è un componente chiave di Kanban, sia per tenere traccia del progetto, sia per rendere il processo più efficiente nel tempo.
“Ciò che viene misurato viene gestito.”
Qui spiegheremo metriche e analisi specifiche in Kanban che dovresti utilizzare per monitorare le prestazioni del tuo team, l’efficienza dei processi e i tempi di consegna. Le metriche sono anche dei segnali di allerta importanti per tenere conto di quali problemi potresti riscontrare in futuro.
Cycle Time
Il tempo di ciclo misura quanto tempo impiega, in media, un’attività ad attraversare tutto il processo. Il tempo di ciclo differisce dal tempo di consegna in quanto viene misurato solo da quando il team inizia a lavorare sull’attività.
Cycle time, quindi, è la metrica Kanban che misura il tempo impiegato dal team per eseguire un’attività. Tempi di ciclo bassi indicano che il team sta lavorando in modo efficiente, mentre tempi di ciclo elevati indicano che qualcosa sta bloccando il processo.
Mantenere bassi i tempi di ciclo consente di ridurre i tempi di consegna e di soddisfare i clienti.
Per monitorare come i tuoi tempi di ciclo si evolvono nel tempo, puoi usare un istogramma. L’istogramma può essere utilizzato inoltre, per prevedere i tempi futuri di consegna del lavoro.
Throughput
Mentre il tempo di ciclo misura il tempo impiegato da una attività per completare il suo flusso di lavoro, il throughput è una metrica Kanban che misura la quantità totale di lavoro consegnato in un determinato periodo di tempo. Questa metrica misura solo il lavoro completato: non viene conteggiato nulla che è ancora in corso.
Il motivo per cui il throughput è una metrica Kanban utile è che può essere utilizzato per prevedere con precisione la quantità di lavoro che il team è in grado di gestire in futuro.
Per esempio, se per un team Kanban il throughput per ciascuna delle ultime 5 settimane è stato di 3, 7, 4, 5 e 6, il throughput medio è di 5 attività a settimana. Senza sapere nulla delle attività stesse, si può stimare che questo team continuerà a fornire approssimativamente la stessa quantità di lavoro: 5 attività ogni settimana.
Il throughput nel tempo viene utilizzato per tenere traccia delle prestazioni del team. Anche in questo caso un istogramma è utile per mappare la frequenza con cui il tuo team raggiunge un determinato throughput per un periodo di tempo.
Tracciando il throughput nel tempo, puoi vedere direttamente come sta cambiando la produttività complessiva del tuo team. Idealmente, il rendimento dovrebbe rimanere lo stesso o aumentare. Un rendimento decrescente indica che qualcosa sta influenzando negativamente la capacità del team e necessita un’ulteriore attenzione.
WIP
Un componente chiave del metodo Kanban è la limitazione del Work In Progress (WIP) per migliorare l’efficienza del tuo team. Pensaci: lavori più velocemente quando dividi la tua attenzione tra molte attività o quando ne scegli una su cui concentrarti?
Il limite WIP ottimale per il tuo team dipenderà da diversi fattori come le dimensioni del tuo team, tuttavia
Un buon punto di partenza è fissare il limite intorno al numero di persone nel tuo team. In questo modo, tutti possono concentrarsi su un task alla volta.
Prestazioni del team
Le due metriche che misurano meglio le prestazioni del tuo team sono il cycle times (quanto velocemente viene svolto il lavoro) e il throughput (quanto lavoro viene svolto e terminato in un certo periodo di tempo). Queste sono le metriche da tenere d’occhio per assicurarti di offrire il massimo valore ai tuoi clienti!
Il tempo di ciclo, il throughput e il WIP sono collegati dalla Legge di Little.
Questa formula si applica a qualsiasi sistema che soddisfi i presupposti della Legge di Little:
Cycle Time = WIP/Throughput
La Legge di Little mostra la relazione tra le tre metriche di flusso di base e che cambiarne una avrà un effetto sulle altre due.
Ad esempio, per ottenere una riduzione del tempo di ciclo, il WIP deve diminuire.
Brevi tempi di ciclo e alti livelli di produttività sono segnali di buone prestazioni di squadra, ma un’altra cosa da tenere in considerazione è la coerenza.
Dall’istogramma del tempo di ciclo e dall’istogramma del throughput, puoi non solo vedere il valore medio di queste metriche, ma anche come vengono distribuiti questi dati in un periodo di tempo. Quando i tuoi valori sono distribuiti su un intervallo più piccolo, le tue previsioni future sono naturalmente più accurate.
Diagramma di flusso cumulativo
Il metodo Kanban si occupa principalmente di miglioramenti incrementali in termini di efficienza. È più potente se applicato per periodi di tempo più lunghi. Tuttavia la vera stella polare per esaminare l’efficienza del processo su una scala temporale più lunga è il diagramma di flusso cumulativo.
Il diagramma di flusso cumulativo mostra la distribuzione delle attività in ciascuna delle fasi del processo, accumulandosi nel tempo. Ogni banda colorata indica quante attività sono presenti in ciascuna fase del processo in un determinato momento.
Il tempo di ciclo e il tempo di consegna possono essere calcolati direttamente dal diagramma, ma il suo vero vantaggio è la velocità con cui è possibile ottenere una valutazione visiva dello stato corrente del progetto.
I cambiamenti nelle prestazioni della tuo Team possono essere visti da come cambiano i gradienti delle bande nel tempo. Un aumento del gradiente per la banda “Fine” significa che il tuo team sta smaltendo lavoro più velocemente. D’altra parte, un forte aumento del gradiente della banda “In Progress” indica che sta iniziando a svilupparsi un collo di bottiglia.
Individuare i colli di bottiglia
La bandiera rossa più evidente che ti segnala che qualcosa non sta funzionando sono i colli di bottiglia. Un esempio? L’aumento degli ordini in attesa o dei lavori in corso che non viene completato. Il collo di bottiglia indica che il tuo team non ha la capacità per gestire la quantità di lavoro assegnato in modo tempestivo.
Utilizzando metriche e analisi in Kanban è possibile individuare i colli di bottiglia man mano che si verificano.
Quando inizi a vedere i segni di un collo di bottiglia, è il tempo di esaminare da vicino perché ciò sta accadendo. Qualcosa di esterno sta causando un blocco delle consegne?
I cambiamenti nei ruoli del tuo team significano che le attività dovrebbero essere assegnate in modo diverso? Agendo rapidamente, dovresti essere in grado di eliminare o mitigare i colli di bottiglia prima che diventino un problema.
Quali metriche e analisi Kanban utilizzi per monitorare la produttività del tuo team?
Qual è stata la decisione più importante che hai appreso dai dati e come hai agito su di essi? Raccontaci della tua esperienza nei commenti!
Riferimenti: Una guida agli elementi essenziali di Kanban